Faire passer des mesures difficiles !

Faire passer des mesures difficiles !

Comment communiquer de façon motivante et impliquer son collaborateur pour le remettre dans sa zone de responsabilités, et gagner en temps et en idées ?  Savoir mener un entretien participatif est clef pour le Manager ou Responsable.

Amener les collaborateurs à s’impliquer et se responsabiliser par rapport à des mesures décidées qui peuvent être aux antipodes de leurs attentes est essentiel.  Les occasions pour mener de telles communications ne manquent pas en entreprise : restructuration, réduction de budget, réallocation de ressources, ajouts de responsabilités sans compensation, changement d’horaires de travail, revue à la baisse des avantages, etc…Le Comité de Direction décide et le Dirigeant, Manager ou Superviseur se retrouve devant la nécessité de relayer cette mesure à ses bras droits.  Lorsqu’il a la latitude de s’organiser pour faire face aux changements qu’impliquent cette nouvelle mesure, l’entretien de participation est la solution pour bien gérer cette situation.

Pour réussir à mener cet entretien qui fait l’efficacité du responsable dans ses rencontres un à un, 5 étapes sont requises. 

1.    L’Accueil Positif

L’erreur fréquente qui est commise au début de l’entretien est de prendre des nouvelles de l’interlocuteur, ou de lancer un dialogue absolument décalé par rapport à l’objectif poursuivi par le responsable ou Manager.  Le « small talk » n’a pas sa place dans cet entretien formel, c'est-à-dire, orienté résultat.  S’intéresser à l’état d’esprit de l’autre ou à son travail au début, est complètement inefficace.  Cela fait monter la pression, car plus la discussion s’éloigne du sujet clé, plus le Manager se demande comment faire pour reprendre le bon chemin, s’impatiente, s’énerve ou au contraire, laisse tomber complètement le point essentiel de la rencontre. 

Autre erreur c’est de commencer en s’excusant et en se justifiant d’emblée devant son collaborateur.  La justification affaiblit celui qui s’en sert, comme les excuses.  Comme dit le proverbe « ton ami n’a pas besoin de ta justification, mais ton ennemi n’attend que cela pour s’en servir contre toi ».  Souvent, devant les nouvelles impopulaires à communiquer, il y a une tendance à vouloir qualifier d’avance la nature de la nouvelle ainsi que la réaction de l’autre.  Exemple : « Malheureusement je sais que c’est une mauvaise nouvelle pour toi… » ou « Je sais que cela ne te fera pas plaisir mais on n’a pas le choix que de… » ou encore « Ne t’en fais pas, ce que je te dis n’est pas mauvais en soi mais… ».  C’est le début d’une communication vouée à l’échec.  L’interlocuteur a déjà hérissé ses défenses et ne pourra pas prendre à son compte positivement les informations partagées. 

L’accueil positif c’est de manifester son plaisir de voir l’autre, le remercier d’être venu, et garder au niveau non verbal une très bonne dynamique : ton, expressions, regard et gestes.  Plus le message à faire passer est difficile, plus l’accueil simple devra être réussi positivement. 

 2.  Droit au But

Il s’agit ici d’exposer clairement et sans détour les faits, sans justification, défenses ou alibis.  C’est une parole précise, dite avec un ton de voix en contrôle, tout en soignant le non verbal.  Votre énergie contamine l’autre.  L’interlocuteur reçoit la nouvelle sans être programmé à réagir négativement.  Il a pour ainsi dire la surprise de la nouvelle, sans que vous le conduisiez par l’emploi de vos mots négatifs ou votre non verbal inefficace à répondre inconsciemment par la passivité ou l’agressivité. 

3.    Comment d’Après Vous - CDV ?

C’est là que tout se joue.  En posant des questions de cet ordre à votre interlocuteur vous l’amenez à se responsabiliser par rapport à la nouvelle donne.  Le CDV oblige l’autre à s’impliquer et à formuler des propositions pour s’adapter à la mesure annoncée.  Il redevient actif, créatif et habile devant la situation.  Le CDV c’est l’énergie du futur.  En effet « les hommes soutiennent ce qu’ils aident à créer ».

4. L’Ecoute Réceptive.

C’est écouter l’interlocuteur jusqu'à la dernière note de silence.  En écoutant les opinions et propositions de son collaborateur, le Manager gagne en temps et en idées.  En bâtissant sur les idées de l‘autre, le Manager va plus loin que s’il agissait seul.  Il devient une force motivante pour ses équipes.

5.     Concrétisation

C’est la capacité d’établir un plan d’action.  Qui fait quoi, comment, quand, combien et ou ? En matérialisant les idées, le Manager et le collaborateur se retrouvent de nouveau à faire équipe, aligné sur le même but.  La nouvelle mesure qui pouvait menacer la vie de l’équipe et l’atteinte des résultats devient l’occasion d’objectifs communs et d’une vie d’équipe plus forte.